【営業事務】仕事内容は?人間関係は?きついって本当?営業事務のお仕事事情

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オタマ

営業事務ってどんな仕事?きついって聞くけど本当なの?
本記事ではそんな疑問にお答えします。
 
実は営業事務歴10年のオタマです、こんにちは!
 
 
営業事務は営業さんのサポートをする仕事です。
 
また、直接お客さんとやりとりする事もあるので、リアルにお客様の声を聞くことができます。
 
自分の入力ミスでとんでもない数の商品が納入されてしまった・・・なんていう苦い過去も経験済み!
 
今回は、営業事務歴10年のわたしが営業事務の仕事内容や職場での人間関係など、職場のリアルをお伝えしたいと思います。
 
これから営業事務を目指すぞー!という方はぜひ参考にしてみてくださいね!
 
後半には「営業事務あるある」を書いていきますので、経験者の方はぜひ一緒に頷いてください。笑
 
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事務職はこんなに種類があります

 
まず事務と言っても結構な種類があります。超簡単に一言で説明していくと以下の通り。
 

  • 一般事務・・・事務の中で最もメジャーで人気のある種類。来客・電話応対、資料作成、データ入力etc。専門知識よりコミュニケーション能力や気配り力が必要とされ、社員をサポートするお仕事。
  • 営業事務・・・人気が高く求人数も多い。営業担当者のサポートをするお仕事。電話応対、見積書等資料作成、受発注業務etc。基本的なPCスキルが必要。また、チームで仕事をするためコミュニケーション能力や柔軟な対応力が必要とされる。
  • 経理・財務・会計事務・・・男女共に人気。会社の数字や現金を管理するお仕事。簿記の知識は必須。
  • 総務事務・・・大まかには一般事務と同じ。社員が円滑に業務に取り組めるように環境を整えるお仕事。コミュニケーション能力と気配り力が必要とされる。
  • 人事労務事務・・・採用業務、給料計算、入社手続き等を管理するお仕事。
  • 秘書・・・上司の業務を補佐するお仕事。スケジュール管理、電話・メールの一次受付、資料管理、身の回りの整理整頓etc
  • 貿易事務・・・海外取引の事務業務。輸出・輸入に関する事務手続き、通関手配、関税・消費税納付、運送や保管する倉庫の手配etc。語学(TOEIC600以上)や貿易の知識は必要不可欠。
  • 医療事務・・・病院やクリニックでの受付、レセプト作成業務。処方箋の説明、会計etc。専門的な知識が必要。
  • 宅建事務・・・不動産業界の事務。
  • 学校事務・・・学校の運営に関わる庶務や経理等。
  • 調剤薬局事務・・・調剤薬局での事務のお仕事。患者の受付、レセプト作成、処方箋作成、医薬品管理、薬剤師の補助etc。
  • CADオペレーター・・・各設計士のアシスタント業務。設計士が作成した設計図をPCで細かな修正を行うお仕事。
 
ざっと並べてみましたが、知識不要なものからスキルや経験が必要なものまで、本当にいろんな種類の事務がありますね。
 
その中でも本記事では営業事務にスポットを当ててお話ししていきます。
 
上にも書いてあるように、基本的には営業担当者のサポートなのですが、それがまあ忙しい!
 

営業事務の仕事内容

 
では実際にどんな仕事をしているのか、一つずつ説明していきます。
 

電話応対

 
注文を伺ったり、商品についての質問に答えることがメインです。
 
専門的な問い合わせに関しては営業さんに応対をお願いする事もあります。
 
 
実はこの電話応対が一番ハードかもしれません。
 
 
求人に書かれている「電話応対」の一言からは想像もできないほど、営業時間中は電話がひっきりなしにかかってきます。
 
しかも3コール以内に出ましょう!1コールで出ましょう!という謎の社内ルールがある事も多く、鳴るたびに「電話に出なきゃ!」という気持ちになります。
 
それが一日8時間続くのです。
 
お昼休み中にデスクで休憩を取っている場合は、お昼休み中でも電話に出ないといけません。
 
交代制の会社もあるので、気になる場合は面接時や派遣会社等に一度に確認することをおすすめいたします。
 
 
具体的にどんな内容がかかってくるのかというと・・・

  • 商品の注文
  • 商品についての質問
  • 納期短縮の依頼
  • お怒りのお電話
 
特に辛いのが「お怒りのお電話」。
 
こちらのミスの場合は「申し訳ございません!!!」と素直に謝罪の言葉が出てくるのですが、理不尽な言いがかりや変な電話が多いのも事実。
 
世の中いろんな人がいるとは言え、今まで数社で営業事務をしてきましたが、どこにいっても遭遇します。
 
電話が繋がった瞬間、名乗らずに要件を話し始める。会社名をお願いしても「わかるだろ!」と怒鳴られる。何様だ?
 
「前のやつ」や「いつも注文してるアレ」など、抽象的すぎて注文内容が不明瞭。間違った商品が届くとクレームになる。だからちゃんと品番で言おうか!
 
明らかに無理な短納期の依頼。最短10日かかるものを翌日納品希望など。無理なもんは無理です。
 
「そんな事もわかんないの?」「あなた新人?」と新人を小馬鹿にしてくる人。誰だって新人の時代はあります。ちっちゃい大人にウンザリ。
 
 
こんな感じで、電話からストレスを受ける事は多いです。
 
その反面、お客さんから「ありがとう!」や「素早い対応で助かったよ!」などを直接聞くことができます。
 
 
電話応対は結構ハードですが、やりがいのある仕事でもあります。
 

受発注業務

 
お客さんからの注文書を会社の受注管理システムに入力します。
 
求人では「受注業務」と書かれている部分です。
 
 
受注管理システムは各会社によって異なり、その都度覚える必要がありますが、基本的な操作はそこまで難しくありません。
 
使い方を教えてもらい、あとは慣れるだけです。
 
 
お客さんの名前、商品、数量などをお客さんの注文用紙を見ながらシステムに入力していきます。
 
お客さんごとに注意事項などが細かく決まっている場合もあるので、間違えないよう慎重かつ迅速に処理します。
 
 
ちなみに、入力作業をしている間も電話は鳴りますので、メモを取りつつ、応対しつつ、受注入力を行います。
 

営業さんから依頼された業務

 
お客さんから営業さんに直接連絡が入った事務処理関係の仕事を営業事務が請け負います。
 
他には、求人では「資料作成」と書かれている、見積書の準備や営業さんから依頼された資料作成なども行います。
 

営業事務の人間関係

 
営業事務は数名のチームで働くことが多く、また女性が多い職場です。
 
そのため、やはり人間関係のトラブルはあります。
 
 
例えば、いつも同じミスを繰り返す人は周りから冷たい目で見られる事もあります。
 
スピード感のある職場なので、処理件数が少ないと「あの人トロくない?」という空気が生まれたりします。
 
また、女性が多い職場なので陰口を言われる可能性やパワハラもないとは言い切れません。
 
 
でも、いいチームワークが作れるグループに配属されれば自分の能力も上がり、相乗効果でとても楽しく働くことができます!
 
初めにどんな雰囲気のチームに配属されるかは運ですが、キャリアを重ねれば自分でチームの雰囲気を作り上げていけます。
 
 
どんな仕事も、人間関係が全て!と言っても過言ではありません。
 
営業事務は女性が多い職場である、という認識は必須です。
 
 

営業事務あるある

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営業事務の仕事をしていて、これはあるあるじゃない?と思うことをまとめてみました!
 
経験者なら頷ける、未経験の方は予備知識として読んでみてください。
 
ホッチキスを閉じようとしたら芯がなくなっていて「あー」ってなる
 
ボールペンのインクの消耗スピードが異常
 
電話番号で相手先が誰かわかる、なんなら用件までわかってしまう
 
発注書のすごくわかりやすいところに書かれている情報を見落とす、というかなぜか見えない(別の人がみたらすぐわかる)
 
タイプミス、消しすぎて再入力、再タイプミス→一向に入力が進まない
 
保留したつもりが切れた
 
人の保留電話にでる→全然別件を聞くことになるor再度保留で逃げる
 
社内の人からの電話に社外の人対応で出てしまう
 
コピー機の用紙がすぐなくなる、補充するのはいつも同じ人
 
修正テープ・蛍光ペンの消費量
 
知らぬ間に商品知識が豊富になっている
 
お風呂に入っているときにミスに気づく
 
まわりは忙しくなさそうに見える
 
電話取ってよ!ってなる
 
電話出れなくてすみませんってなる
 
ミスが続くときはどうしようもなく続く
 
納品間違いは自分が処理した案件ではないか!?と毎回不安になる
 
中途半端な忙しさは少し殺伐とする
 
もの凄く忙しいと結束する
 
暇なときはものすごく平和になる
 
 
営業事務あるある!いかがでしょうか?
 
他にももっとありそうですが思いついたら追記していきます。コメント欄でも共有お待ちしております。
 

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営業事務はこんな人におすすめ

 
ここまで読んでくださってありがとうございます。
 
最後に、営業事務はこんな人におすすめです!を紹介したいと思います。
 
 
マルチタスクで作業ができる人
 
うまく話を受け流せる人
 
記憶力がいい人
 
対人でストレスを感じにくい人
 
コミュ力がある人
 
先回りして物事を考えられる人
 
 
営業事務経験は他の会社でも活かせるので、少しでも当てはまる方は挑戦してみる価値ありです!
 
営業事務を検討中の方、仕事選びの参考になれば幸いです。
 
 
転職をお考え中の方は、サポートも充実している【DODA】がおすすめですよ!
 

 
登録後、初めにしっかりと面談することにより、自分にあった求人を紹介してくれます。
 
わたしも過去に利用し、履歴書や職務経歴書の添削、面接時に気をつけることなども教えてもらいました。
 
 
自力での就活は心が折れる時もあると思うので、転職エージェントサービスを利用するのもいいかな、と思います。
 
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いい転職・就職になりますように
 
 

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2 Comments

ミヨシ

明日から一週間大阪出張、 翌日は広島、その次は那覇、その翌日から北海道へ3日出張です。
2日だけ東京戻ってまた三日間大阪…。
もう家いらない笑

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erica

コメントありがとう!全国飛び回ってるなー・:*+.\(( °ω° ))/.:+めっちゃかっこいいじゃない!神戸に立ち寄ることがあればご一報を♫

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